إن كنت طالباً، أو رائد أعمالٍ، أو موظفاً، فإنَّك تأخذ الكثير من المهام على عاتقك، والتي تحتاج للتَّنفيذ الدَّقيق، والسَّريع، والوقت الطويل، ومن نافلة القول إنَّ المحافظة على تركيزك لإنجاز أعمالك دون أن تأخذ من وقتك الكثير هو أمرٌ يزداد صعوبةً هذه الأيَّام مع التَّدفُّق المستمرِّ من المقاطعات، وخاصَّة الإلكترونيَّة منها،
وفي وسط هذه الضَّجَّة، فإنَّ فهم حدود دماغك، ومعرفة كيف تدير الوقت باحترافية من شأنه أن يحسِّن من تركيزك ويزيد من إنتاجيَّتك بشكلٍ ملحوظٍ، وهو ما نحاول تسليط الضَّوء عليه في هذا المقال.
كيف تحافظ على تركيزك وتقاوم الإلهاء؟
يتَّصِّف دماغنا بسهولة تشتيت انتباهه، وممَّا زاد الطِّين بلَّةً أنَّ البيئة الرَّقميَّة بشكلٍ خاصٍّ والتي نعيش وسطها اليوم تجعل التَّركيز أمراً صعباً، وتزيد من الإلهاءات.
يشير “دافيد روك” مؤلف كتاب “دماغك في العمل”، أنَّ الإلهاء هو الاستجابة لمنبِّهٍ ما، وأنَّ ردَّة فعل الدِّماغ تتَّصف بأنَّها تلقائيَّةٌ، ولا يمكن إيقافها تقريباً، وعليه فهو ينصح بالقول: “وجّه انتباهك الآن، إنَّ عدم القيام بذلك لهو أمرٌ قد يكون خطيراً.
قد يُعتبر القيام بعدَّة مهامٍ متعدِّدةٍ معاً مهارةً مهمَّةً بعض الأحيان، ويفتخر البعض بأنَّه ينجز أكثر من مهمَّةٍ في ذات اللَحظة، ولكن وفق روك: “القيام بعدة مهامٍ معًا يقلِّل من ذكائنا، ويقلِّل من مستوى الذَّكاء العامّ للدِّماغ”، كما أنَّه يقلِّل من الإنتاجيَّة بشكلٍ عامٍّ، وما يجعل الأمور أكثر سوءاً أنَّ الالتهاء يخدعك بشعورٍ رائعٍ، إذ يقوم دماغك بإرسال سيَّالةٍ عصبيّة كمكافأةٍ عندما تقوم بعدَّة مهامٍ، ممَّا يعطيك نشوةً كاذبةً. بعبارةٍ أخرى وفق روك “هذا يعني أن تشعر بشعورٍ عالٍ عندما تقوم بمحاولة إنجاز الكثير في آنٍ واحد”.
ليس هدفنا الحصول على التَّركيز بشكلٍ دائمٍ، ولكن مجرَّد تحقيق التَّركيز خلال فترةٍ يوميّةٍ قصيرةٍ خاليةٍ من الإلهاء له أثرٌ مهمٌّ على الإنتاجيَّة، وعشرون دقيقةً يوميًاً من التَّركيز العميق يمكن أن يكون لها أثرٌ بالغٌ.
ثلاث نصائح لزيادة الإنتاجية والتركيز
1- ابدأ بالأعمال الصَّعبة والإبداعيَّة
عادةً ما نقع في فخِّ بدء نهارنا بالأعمال التَّقليديَّة التي لا تحتاج إلى إبداعٍ في حلّها، ويبدأ بعض المدراء في المؤسَّسات العامَّة بأعمالٍ روتينيَّةٍ مثل توقيع البريد.
نحن نقوم بالأعمال التي تحتاج إلى تفكيرٍ قليلٍ أوَّلاً، ثمَّ ننتقل إلى المهام التي تحتاج إلى تفكيرٍ أكثر، وهذا يستنزف طاقتك، ويقلِّل من تركيزك “بعد مرور ساعةٍ من القيام بالعمل، تكون طاقتك الإنتاجيَّة أقلَّ بكثيرٍ من طاقتك في البداية”، ويتابع روك: “كلُّ قرارٍ نتَّخذه يُتعب الدِّماغ”.
لذلك ومن أجل تركيز ٍ فعّالٍ، قم بعكس التَّرتيب، وأنهِ المهمَّات التي تتطلَّب إبداعاً وتركيزاً أعلى في الصَّباح، ثمَّ انتقل إلى الأعمال الأسهل مثل حذف رسائل البريد الإلكترونيِّ، أو جدولة مواعيدك لاحقاً.
2- حدِّد ساعات تركيزك بدقَّةٍ
من خلال دراسةٍ على الآلاف من الأشخاص، وجد روك أنَّنا نركِّز حقاً بمعدَّل ستِّ ساعاتٍ أسبوعيًاً، ولذلك عليك أن تكون مجتهداً ومركِّزاً فيما تفعله خلال تلك السَّاعات.
يختلف تركيز الأشخاص من شخصٍ إلى آخر، فبعضهم يُركّز في ساعات الصَّباح الأولى، والبعض الآخر يُركّز في وقتٍ متأخِّر من اللَّيل. وتشير الدِّراسات أنَّ 90% من الأشخاص يقومون بأفضل شكلٍ من التَّفكير خارج المكتب.
عليك متابعة نفسك، وملاحظتها، وتحديد الأوقات، والأماكن التي يكون فيها تركيزك في قيمته العظمى، ومن ثمَّ إنجاز المهمَّات التي تتطلَّب تفكيراً وإبداعاً أعلى ضمن هذه الأوقات.
3- مرّن عقلك على التَّركيز كما تتمرَّن العضلات
عندما تعتاد تنفيذ عدَّة مهامٍ بنفس الوقت، فإنَّ عقلك يتكيَّف مع هذه العادة بسرعةٍ، ويصبح الإلهاء عادةً وتفقد القدرة على التَّركيز.
لا تخف، فمن خلال ذلك يمكنك التَّغلب على هذه العادة بالتَّدريب للقضاء عليها رويداً رويداً. يمكن ممارسة بضع تمارينٍ تشمل ما يلي: ممارسة التَّركيز بإيقاف كلِّ الإلهاءات وحَصْرِ الانتباه بمهمَّةٍ واحدةٍ.
ابدأ بشكلٍ قليلٍ، إنَّهُ أمرٌ يشبه التَّمارين الرياضيَّة حين تبدأ بالرَّكض لمسافةٍ قصيرةٍ في بداية الأمر حتَّى تصل إلى مسافاتٍ طويلةٍ نهاية المطاف بالتَّدريج؛ لذلك ربَّما خمس دقائقٍ يوميَّةٍ من التَّركيز تكفي في البداية، ومن ثمَّ اعمل لفتراتٍ أطول من الوقت، وكلَّما شرد ذهنك تذكَّر العودة إلى المهمَّة التي حدَّدتها لنفسك كي تتابعها.
لا يمكن الحديث عن الإنجاز الفعّال دون الحديث بإسهابٍ عن التَّركيز في العمل، ويعاني معظم الأشخاص من قلّة التَّركيز أثناء إنجاز المهام، وخاصَّة بسبب كثرة مصادر المقاطعات في حياتنا بشكلٍ عامٍّ، وفي عصر التَّطور الإلكترونيِّ بشكلٍ خاصٍّ.
كيف تزيد تركيزك؟
تختلف المقاطعات بين مقاطعاتٍ شخصيِّةٍ إلى مقاطعاتٍ إلكترونيّةٍ مثل الهواتف، ووسائل التّواصل الاجتماعيّ، وبرامج الدّردشة، فما هي الطَّريقة الأمثل لزيادة التَّركيز، ورفع مُعدَّلِ الإنجاز؟!
وصفة التركيز الخاصة ب نيلسون وانغ
“نيلسون وانغ”، كاتبٌ، ورائد أعمالٍ، ذو خبرة عشر سنواتٍ في مجال التِّكنولوجيا، ويُعتبر محتواه الأكثر مشاهدة على موقع” كورا” في مجال التّحفيز الشَّخصيِّ.
بدأ نيلسون تجربته الأولى ككاتبٍ، وفشلت محاولته فشلاً ذريعاً، إذ لم يبع أكثر من خمسين نسخةً، بعد ذلك، وبفضل مثابرته، انتهى المطاف به كاتباً ضمن أشهر المدّونات العالميّة، بالإضافة إلى وصول إجاباته على موقع كورا لمليونيّ مشاهدة.
يعتقد نيلسون أن السرّ َوراء إنجازه هو وصفة التَّركيز الخاصّة به، ويتحدَّث ضمن وصفته “معادلة التَّركيز” عن عشر خطواتٍ يجب القيام بها، إليكم تلك الخطوات:
1- مبدأ باريتو
ينصُّ مبدأ باريتو على أنَّ 80% من النَّتائج تأتي من 20% من الأسباب في معظم النّواحي. قبل أن تبدأ حتَّى بالتَّركيز على تنفيذ مهامك، حدِّد “أين” يجب أن تركِّز طاقتك؟ طبّق مبدأ باريتو في العمل، ركّز طاقتك في 20% من المهمَّة، واحصل على نتائجَ مذهلةٍ بدلاً من تبديد طاقتك.
2- تحدي الـثلاثين دقيقةً
قم بالتَّركيز لمدَّة ثلاثين دقيقةً على فعل شيءٍ واحدٍ فقط بكامل جهدك، وطاقتك دون أيّ تشتُّتٍ، ودون أيّ تعدُّدٍ للمهام، قد تعتقد أنَّ ثلاثين دقيقةً قليلةً، ولكن ليس الأمر كذلك أبداً، فإنّ تركيز 120% من طاقتك على مهمَّةٍ واحدةٍ لمدَّة ثلاثين دقيقةً، هو فترةٌ زمنيةٌ طويلةٌ حقًا، ويمكن أن نسمِّيه ماراثون. ولا تنسَ أن تأخذ فترة راحةٍ حين تنتهي، وأن تكافئ نفسك مكافأةً معنويّةً.
3- التأمّل
توضِّح البحوث التي يرجع تاريخها إلى السَّبعينات أنَّ الرّهبان البوذيِّين الذين يحرصون على التأمُّلِّ بانتظامٍ يؤدُّون بشكلٍ جيِّدٍ جداً في مهام التَّركيز. خلال فترة الــ 5 دقائق من الرَّاحة بين مهمّةٍ، وأخرى، خذ وقتك للتّأمُّل، وأغلق عينيك، ركّز على تنفّسك، وتحرّر من كلّ شيءٍ.
4- أخذ قيلولةً
قد تجد ذلك غريباً بعض الشّيء، ولكن هل تعلم أنّ توماس أديسون، وهو واحدٌ من أكثر المبتكرين الأمريكيِّين أهميّة، كان من أبطال العالم في أخذ القيلولة! لا يوجد ما يدعى بطل العالم في أخذ القيلولة، ولكن النّقطة هنا هي أنَّه كان يأخذ قيلولةً بانتظامٍ، إنّ التَّركيز الشَّديد لفترةٍ طويلةٍ يتطلَّب منك أن تأخذ قسطاً كافياً من الرّاحة. تأكّد من النَّوم بشكلٍ جيِّدٍ، ولوقتٍ كافٍ حينما تستطيع، وبالنِّسبة لمعظم النَّاس، فإنّ ثماني ساعاتٍ هي فترةٌ كافيّةٌ.
5- حدّد أهدافك
قم بالتَّركيز على أهمِّ ثلاثة أهدافٍ تريد تحقيقها، وتؤمن أنَّها ستحقِّق أكبر تأثير ٍ لك، وضعها صوب عينيك دوماً.
6- استغل فترة الصَّباح
بالنِّسبة لأغلب النَّاس، إنَّ أفضل وقتٍ للتَّركيز هو الصّباح، واجه أكبر تحدّياتك حينما تستيقظ مباشرةً، ستكون طاقتك أعلى ولن تواجه العديد من المعوِّقات، أو المٌشتّتات، ابدأ بالمهام الصَّعبة صباحاً بدلًا من إضاعة الوقت في تفقُّد إشعارات فيسبوك، والرَّد على البريد الإلكترونيِّ، وتفقَّد باقي وسائل التَّواصل الاجتماعيِّ.
7- نفّذ مهمَّةً واحدةً في كل مرّة
توقّف عن ممارسة تعدُّد المهام، فلا تفتح عدَّة تبويباتٍ ضمن مشتعرض الانرتنت أثناء عملك، وحينما تقوم بأداء مهمّةٍ تأكَّد أنَّها المهمَّة الوحيدة التي تعمل عليها لتبقى مركِّزًا، بهذه الطّريقة تتخلَّص ممَّا يشتِّت ذهنك، ويمكن أن نطلق على هذه العادة اسم “التَّبويبة الواحدة”،
عندما تريد أن تكتب رسالةً محدَّدةً، أو موضوعاً محدداً، قم بإغلاق كلِّ علامات التّبويب المفتوحة ضمن مستعرض الإنترنت، لأنّك لن تستطيع أن تركِّز في عملكَ، وبريدك الإلكترونيَّ مفتوحٌ، وصفحة فيسبوك تستقبل الإشعارات، وصفحة الأخبار تعرض شريطاً إخباريّاً عن آخر الأحداث.
8- توقَّف عن تفقّد البريد الإلكترونيّ بشكلٍ مستمرٍّ
إنّ التحقّقَ من رسائل البريد الإلكترونيِّ، والرّدِّ على كلِّ رسالةٍ فور وصولها هو أمرٌ غير مجدٍ ما لم يكن هناك أمرٌ مستعجلٌ يتطلَّب الرَّدَّ الفوريَّ، وحتَّى في تلك الحالات لست مضطَّراً لأن تردَّ خلال دقائق على كلِّ رسالةٍ، ففي حالات الطّوارئ سيتَّصل بك الشَّخص، ولن ينتظر منك أن تردَّ عبر بريدك الإلكترونيِّ بسرعةٍ.
من الأفضل التّحقُّق من بريدك الإلكترونيِّ في أوقاتٍ محدَّدةٍ، من مرَّتين إلى ثلاث مرّاَتٍ في اليوم، ومن ثمَّ وضع أولويَّةٍ للرَّدِّ على الرّسائل، وفقًا لذلك حاول الرّد على جميع الرسائل معاً بجلسةٍ واحدةٍ بدلًا من إضاعة وقتك في المقاطعات أثناء تفقُّد الرّسائل، والرَّد عليها.
9- استبدل الكافيين بالتمارين
وجدت عدَّةُ دراساتٍ أنَّ التّمارين الهوائيّة يمكن أن تحسِّن أداء مناطق الدِّماغ المرتبطة بالانتباه على المدى القصير، والمدى الطّويل، وقد تكون أكثر فائدةٍ من احتساء القهوة، والمنبّهات، ويمكن أن تبدأ نهارك ببضع تمارين رياضيّةٍ في الصّباح بدلاً من فنجان القهوة.
10- كن سعيداً
عندما تكون في حالةٍ مزاجيَّةٍ سيِّئةٍ، فإنَّ الأفكار السّلبيّة ستجرّك للأسفل في دوّامةٍ طويلةٍ من القلق، ومن الخوف، وبالتّالي لن تركّز في عملك، فلا تسمح لهذا الأمر أن يؤثِّر على عملك، ولو اضطرّ الأمر شاهد فيديو مضحكًا على يوتيوب، ابدأ محادثةً مرحةً مع صديقٍ لك، أو ارقص لوحدك في الغرفة، فالمزاج الجيِّد يساعدك على زيادة تركيزك.
إدارة الوقت بفاعليَّةٍ وزيادة الانتاجية
تُعتبر معرفة الأولويَّات، وتحديدها هي الطَّريقة الأجدى لإدارة الوقت وبالتالي تحقيق إنتاجية أعلى، إذ أنَّ مشكلة عدم تحديد الأولويَّات يقع بها معظم النَّاس، ويعود ذلك إلى أنَّ الدِّماغ يميل إلى الرَّاحة، ولذلك يوجّهنا لإنجاز الأعمال البسيطة، وتأجيل الأعمال المعقّدة، أو الأعمال التي نكرهها، ومن ثمَّ يقوم بإعادة تأجيلها حتّى يصبح من الصَّعب علينا إنجازها. ولتجنُّب هذه المشكلة من جهةٍ، ولضبط عمليَّة اتَّخاذ القرارات بشأن الأعمال من جهةٍ أخرى علينا إتباع التَّكتيكات التَّالية:
1- احذر من التّسويف
عندما نكون بحاجةٍ لاتِّخاذ قرارٍ بإنجاز أمرٍ ما، علينا أوَّلًا أن نتجنَّب جمع المعلومات قبل اتِّخاذ هذا القرار، لأنَّ ذلك يُشتِّتنا عن عمليَّة اتِّخاذ القرار نفسها، ويوقعنا بفخِّ الانشغال بجمع المعلومات.
2- تجنُّب التَّشتُّت بالمهام اليوميَّة
هناك مجموعةٌ من المهام اليوميَّة، والرُّوتينيَّة في حياة كلٍّ منَّا، يمكن لهذه المهام أن تشتِّتنا بشكلٍ كبيرٍ، وللتَّعامل مع هذه المهام بشكلٍ ناجحٍ لابدّ لنا من تقنينها، أي تحديد وقتٍ محدَّدٍ للقيام بها، وعدم التَّطرّق لها في أيِّ وقتٍ آخر.
من المهمِّ أيضًا أن ننتبه إلى المشتِّتات التي تهدر أوقاتنا بشكلٍ كبير ٍدون أن ننتبه إليها، إنَّ إزالة المشتّتات بشكلٍ نهائيٍّ أسهل على الدِّماغ من مقاومتها، جرِّب أن تغلق هاتفك بشكلٍ نهائيٍّ، بالتَّأكيد سيكون ذلك أفضل من سماع صوت الإشعارات، ومحاولة عدم الاكتراث لها.
3- ضع جداول روتينيّة للرَّاحة
إنّ تنظيم الوقت ليشمل فترات راحةٍ محدَّدةٍ بين المهام يساعد على رفع الإنتاجيَّة بشكلٍ كبيرٍ، ومن أهمِّ الوسائل التي يمكن استخدامها هي تقنية Pomodoro Timer والتي تعني تقسيم الوقت إلى 20 دقيقة عملٍ تليها 5 دقائق للرّاحة، والمتابعة كذلك حتَّى انتهاء الوقت المخصَّصِ للعمل.
4- قم بإدارة اجتماعاتٍ فعَّالةٍ
لاشكّ أنَّنا نهدر وقتاً كبيراً خلال اجتماعات العمل دون طائل، لأنَّ غالب اجتماعاتنا لا تكون محدَّدة الأهداف، والنَّتائج التي نريد الخروج بها، ولذلك فإنَّ أهمَّ ما يمكن أن يجعلَ اجتماعاتنا فعَّالةً هي أن نربط الاجتماعات باتِّخاذ قراراتٍ، أي لا يجب أن نعقد اجتماعًا وننتهي منه دون اتِّخاذ قرارٍ محدَّدٍ بالأمور التي اجتمعنا من أجلها.
5- وازن بين الحياة المهنيَّة والحياة العائليَّة
من الضَّروري جداً القدرة على الفصل بين الوقت الخاصِّ بالعمل والوقت الخاص بالحياة الشَّخصيَّة، والعائليَّة، فالبعض يمكن أن يكرِّس كلَّ وقته للعمل، وبذلك يهمل العائلة، ولا يستمتع باللَّحظات الجميلة معها. حاول أن تتعلَّم الفصل بين العمل، و بين الحياة داخل المنزل، ولا تصطحب مهام العمل إلى منزلك إلَّا عند الضَّرورة.
6- حدد طُّقوس
يمكن أن نُعَرِّف الطُّقوس بأنَّها مجموعةٌ من العادات التي تعزِّز أنواعًا محدَّدةً من العمل، وتساعد الطُّقوس على تسريع المهام، ومنع الأخطاء وتحرير الموارد المعرفيَّة للتَّفكير الإبداعيِّ، والطُّقوس المتعلِّقةُ بالعمل يمكن أن تزيد الإنتاجيَّة.
تلميحاتٌ مهمَّةٌ للتَّركيز في العمل
- جدوِل كلَّ دقيقةٍ في يومك.
- حدِّد عمق كلَّ نشاطٍ تقوم به.
- خفّف سلطة وسائل التَّواصل عليك.
- أنهِ عملك في ساعةٍ محدَّدةٍ من اليوم.
- قدّر الوقت بشكلٍ صحيحٍ، ولا تُبالغ فيه.
- لا تعمل على أكثرَ من مهمَّةٍ واحدةٍ في نفس الوقت.
- استخدم مؤقّت يُذكِّرك بالعمل على فتراتٍ زمنيَّةٍ قصيرةٍ>
- تذكّر أنَّ قوَّة الإرادة لديك هي محدودة،ٌ وتنفد بالاستخدام.
- لا تجب على الرَّسائل فورًا إلَّا إذا كانت واضحةً، ومحدَّدةً، وذات قيمةٍ.
- العمل العميق يحتاج لوقتٍ وجهدٍ، وله آثارٌ كبيرةٌ على حياتك المهنيَّة.
- كن صعب المنال، لا تجعل نفسك متاحًا لأعمال الآخرين في أيِّ وقت.
- اكتب مجموعة القواعد التي يجب عليك أن تلتزم بها أثناء جلسات العمل، وأعد قراءتها ببداية كلِّ جلسةٍ.
خدمات نيوفيرستي في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية
نيوفيرستي هي منصةٌ تعليميةٌ عبر الإنترنت تهدف إلى مساعدتك في تعلّم كيفية إدارة وقتك بشكلٍ فعال وتحقيق أهدافك بطريقةٍ منظمةٍ و وإنتاجيةٍ عالية من خلال مجموعة خدماتٍ تتضمن:
- برنامج الشهادة المهنية في تعزيز إنتاجية مكان العمل.
- الشهادة المهنية الاحترافية في التفكير التصميمي ومسّرع تصميم الحلول
- برامج خاصة في تحسين إجراءات العمل ضمن باقة برامج الشركات والمصممة خصيصاً.
نيوفيرستي الشريك الأمثل للشركات العربية في زيادة الإنتاجية في بيئة العمل
ما يميزنا في نيوفيرستي هو خبرتنا الواسعة في تطوير حلول التكنولوجيا الرقمية وتحسين أداء الشركات. نحن نهتم بتخصيص الخدمات ووضع الحلول التي تلبي احتياجات ومتطلبات كل عميلٍ على حدا. نعمل سويًا على فهم تحدياتهم وأهدافهم الخاصة، ثم نطبق الحلول المناسبة لتعزيز الإنتاجية وتحقيق النتائج المطلوبة باقتراح أحدث التقنيات والبرمجيات والأساليب التدريبية المبتكرة.
ختاماً، إنَّ الحياة عبارةٌ عن مجموعةٍ من الفُرص، وهذه الفرص لا تأتي إلا بالسّعي، ومع هذا التّطوّر التّكنولوجيِّ الرّهيب صار بإمكان أيّ شخصٍ من أن يحصل على عملٍ، وينال الفرص، لذا تحكم بملهياتك واحرص على إدارة وقتك بشكلٍ ذكي واخلق لنفسك عاداتٍ إيجابيةٍ تساعدك في وصولك إلى أهدافك.
